格安バーチャルオフィスに潜むリスクを理解した上での選択と活用方法

バーチャルオフィスを探していると必ずと言っていいほど目につくのが、驚くほど格安で提供しているバーチャルオフィスの存在です。

格安でも自身の利用目的が達成できるのなら問題ありませんが、その安さには理由がある事が多いので、それを理解した上での判断をする必要があります。

この記事では、格安バーチャルオフィスが格安である理由とそのリスク、バーチャルオフィスの選び方と賢い活用方法について解説します。

当方はバーチャルオフィス運営会社ではありませんので、バーチャルオフィス運営会社では書けないようなところまで踏み込んで、忖度なく書く事ができますのでバーチャルオフィス検討中の方には有益な内容です。

最後まで読む事で、ビジネスを加速させるために、どの様に活用するべきかの判断ができます。

格安バーチャルオフィスの実態：格安の仕組みとカラクリ

そもそもバーチャルオフィスは格安なものが中心ですが、そのなかでも目立つぐらい格安で価格表示されているものには、何らかのカラクリがある事を疑いましょう。

格安バーチャルオフィスの安かろう悪かろうの存在

■ 参入障壁の低い業態でもある
■ 参入できても入会者の集客問題
■ サービス内容に問題あり
■ 会員数が増えてもコストが同じ

まずは、格安バーチャルオフィスで安かろう悪かろうのところも存在します。
それらの理由を知る事は、あなたがバーチャルオフィスを利用する上でも参考になると考えられます。

参入障壁の低い業態でもある

バーチャルオフィスで安かろう悪かろうのサービスが存在するのは、バーチャルオフィスと言うビジネスモデルは極めて参入障壁が低い事にもあります。
要するに貸す側であるバーチャルオフィス運営側になる事そのものは、それほど難しくないという事です。

これに関しては、私もバーチャルオフィスに関する記事を作成している経緯で、「これなら自分にもバーチャルオフィスの経営ができるのでは？」と思う事が良くあります。
バーチャルオフィス事業は、大規模な物件の取得費用や内装工事、大掛かりな設備投資が不要なため、極めて参入障壁が低いビジネスモデルと言えます。

そのため経営能力が優れた人から無能な人まで、多くの人が参入しているのが現状です。

参入できても入会者の集客問題

バーチャルオフィス運営側になる事そのものは難しくないですが、「始めやすい」ことと「事業として生き残れる」ことは全くの別問題であり、参入障壁の低さはそのまま競合過多による激しい生存競争を意味します。
そこでバーチャルオフィスを検討している人達に目を向けてもらうため手段の1つが「格安バーチャルオフィス」で、料金の安さをセールスポイントにするところが多発するようになりました。

現在では有名どころでも格安で提供するところも増えた結果、価格勝負も困難になり、差別化として「入会審査が甘い」と言うものも出てきております。
これらは「審査が甘い」というよりも審査も何もしていないと見た方が無難です。

そうなると、どうしても他のバーチャルオフィスの審査を通らなかった人たちや詐欺や悪徳商法の会社が多く集まります。
結果的に遅かれ早かれ、住所のブラックリスト化や銀行口座開設の際の除外対象になる事も考える状態と言えるでしょう。

サービス内容に問題あり

サービス内容に問題あり！それは郵便物が届いても受けとれない環境のもの、つまり郵便物の対応不可のものです。
選んではいけないバーチャルオフィスのプランの典型的なもので、最終的に法に触れる可能性のあるものです。

これに関しては格安バーチャルオフィスでけでなく、大手の有名どころでもやっているものも目にします。

一般的にはバーチャルオフィスに郵便物が届いたら郵便転送してもらうか、窓口や専用ポストで受け取りできますが、これらの対応を一切しない！と言うプランもあります。
要するに郵便物が届いても届いた事すら知らされず、その郵便は差出人に返却又は破棄されるという事です。

こうなると、クーリングオフやクレームの郵便や訴訟などで訴状を送付しても届いた事すら気づかないと言う事態が発生します。
運営側は、よく特商法で載せる住所用として推していますが、住所のみで郵便物の対応しない！というバーチャルオフィスのプランは機能を果たしていません。

実際に消費者庁のルールとして「確実に連絡が取れること」が条件とされています。

会員数が増えてもコストが同じ

バーチャルオフィス運営側として最も魅力なのが、バーチャルオフィスと言うビジネスは会員数が増えてもコストが大きく変わらないと言う点です。
レンタルオフィスのように収容人数が決まっているものではなく「バーチャル」なので、例えば10坪の事務所に1,000社の会員も申込可能という事です。

そのため、バーチャルオフィスを運営したら半無限に会員を増やせる事から、集客さえ上手く行けばとてもおいしいビジネスと言えるでしょう。
後は、運営者の方針1つで良質なところと、安かろう悪かろうのところが存在する事になります。

バーチャルオフィスの格安プランの機能制限

■ 郵便転送なしのプラン
■ 法人登記が不可
■ オプションは使えない

格安バーチャルオフィスは全部とは言いませんが、多くは利用できる機能に制限があり、中には致命的なものもあります。

郵便転送なしのプラン

格安バーチャルオフィスでよくある機能制限は「郵便転送なし」プランで結論から言えば、これは申し込みしてはいけないプランです。
郵便転送なしのプランとは住所だけ貸すだけで、郵便などの対応は一切しないというものです。

これを提供している側も申し込む側も、直ちに違法にはなりませんが、郵便物が届く環境にないものは消費者庁のガイドラインやプラットフォームの規則に抵触するリスクがあります。

実際に消費者庁のルールとして「確実に連絡が取れること」が条件とされています。
これは1つのプランとして提供しているところもあれば「郵便転送なし」だけを提供しているところがあり、どちらもおすすめできません。

「郵便転送なし」だけを提供しているところは論外としても、大手でもこのようなプランを用意しているところがあります。
このようなプランを提供している目的は、マーケティング戦略で、格安価格帯でユーザーの目を引くためです。

バーチャルオフィスに限らずですが、検討段階のユーザーは最初に料金に目が行くからです。
もちろんそのプランはおすすめできませんが、そこで提供している他のプランは優秀なものがたくさんあります。

法人登記が不可

格安プランの機能制限で「法人登記が不可」というものも目にします。
こういう手法をとっている運営会社では、法人登記をする際はオプション料金を支払う事で可能！又は別プランにアップグレードする事で可能にしています。

これに関しては、法人登記しない又は、その住所に法人登記しないのであれば何の支障もない機能制限ですが、将来的にその住所に登記する可能性がある場合は、再度検討した方がいいかもしれません。

オプションは使えない

格安プランの機能制限で「オプション不可」というものも目にします。
多くはオプションが無いのではなく、この格安プランの申し込みではオプションは使わせないというものです。

例えば「法人登記」「電話転送」「電話代行」などです。
最もそれらのオプションが不要と言う方にとっては特に支障がないでしょう。

月額を見ると安く見えても・・・

■ 郵便転送が高い
■ 初期費用を見落とすな！
■ 品質を検討する人は

月額が安くてもそれ以外の費用が高く、結果的にトータルで高くなる事は普通にありますのでチェックが必要です。

郵便転送が高い

格安バーチャルオフィスで最も多いのが、月額基本料金が安くても郵便転送が高いというパターンです。
月数百円という料金設定で、郵便転送手数料+規定郵送料で、1回あたり1,000円超えもたくさん存在します。

月4回郵便転送が発生する場合、基本料金と込で4,000～5,000円ぐらいかかる計算になるため、特に格安と言える料金ではなくなります。
最も郵便転送が、ほぼないようなところは理想の格安バーチャルオフィスとなるでしょう。

郵便転送はバーチャルオフィスでのコスト負担の中でも割合的に大きいですので契約前に「郵便物転送の回数別トータル料金をシュミレーション」でチェックしてみて下さい。

初期費用を見落とすな！

初期費用はその名の通り最初にかかる1回だけの料金ですので「しょうがない！」と最初から重視しない人も少なくない事でしょう。
しかし格安帯は月1,00円以下ですので、比率から見たら大きな金額です。

私が今までバーチャルオフィス会社を取材した際の情報では1顧客あたり、継続年数は平均2年ほどと言われています。
この平均年数ならやはり負担比率も低いとは言えません。

初期費用があるなしで、良い悪いの判断にはなりませんが、出来る限り無いところにしたいものです。

品質を検討する人は

バーチャルオフィスを利用するにあたって、実務上で最も重視するべき品質は、郵便転送の品質です。
要するにバーチャルオフィスに届いた郵便物を無事、指定先に届けてもらう事です。

多くは郵便転送に利用する手段がコストが低い普通郵送やゆうメールですが、どうしても紛失やタイムラグのリスクがあります。
それらのリスクを軽減したい場合は、料金は高くなりますが、郵便転送をレターパックやネコポスなど追跡可能なものを利用しているところを選択した方がいいでしょう。

カラクリなしで格安も！

■ 初期費用0～6,000円程度
■ 郵便転送料を加算して格安
■ 広告でよく見る有名どころ

格安バーチャルオフィスと言われる価格帯でも、これと言ったカラクリがないところも存在します。

初期費用0～6,000円程度

格安バーチャルオフィスにとっては、初期費用の金額によってはトータル金額が逆転する事も考えられます。
初期費用は0円が理想ですが、多くは一定の料金を設定しております。

目安としては、6,000円程度までは月額が安い場合は許容範囲、それ以上は郵便転送料を加算してシュミレーションした見た方がいいでしょう。

郵便転送料を加算して格安

格安かどうかを判断するには、郵便転送料を加算した合計で判断しましょう。
一見、最安値級に見えるものでも、郵便転送料を加算することで最安値級ではなくなるどころか、それなりのまとまった料金になる事もあります。

又、郵便転送料を加算しても最安値級のところもあります。

郵便転送料は重さ、転送手段、手数料など各社が独自に決めておりますので、どれがお得かは一目ではわかりずらいかも知れません。
それらを一目でわかる「郵便物転送の回数別トータル料金シュミレーション」を用意しましたので、これであなたの最適解がわかります。

広告でよく見る有名どころ

料金が最安値級のところは、無名のバーチャルオフィスも含めれば、たくさんあります。
そして無名でも、キチンと運営しているところもありますが、判断するのが難しいかも知れません。

そのため選択する方法は、やはり広告などでよく見る有名どころが無難と考えられます。
更に安さにこだわる人もいるかも知れませんが、数百円程度しか変わらないという事を把握しておきましょう。

要注意！格安バーチャルオフィスに潜む5つのリスク

格安バーチャルオフィスだからこそ大きくなると考えられるリスクも存在します。
ただ、格安ではないバーチャルオフィスでも、これらのリスクはゼロではないという事も把握しておきましょう。

転送なしのプランのリスク

■ 転送なしプランとは
■ どの様なリスクがあるのか？
■ 具体的にどこの会社？

これは潜むリスクと言っても特に隠しているのではなく、むしろ明確に公開していますが、かなり問題のあるプランでもあります。

転送なしプランとは

転送なしプランとはとは住所だけ貸すだけで、郵便などの対応は一切しないというものです。
つまり、そのバーチャルオフィスの住所を掲載しても、その住所に対して郵便物が届いても届いた事すら知らされないという事です。

こんなプランを提供している側と利用している側が存在するのでしょうけど、私としては理解できないプランです。

現在でも、大手や有名どころでもこのようなプランを用意しているところがあります。
しかし問題のあるプランだと把握しているのか、年々このようなプランを廃止又は一部変更など無くなる傾向が見受けられます。

どの様なリスクがあるのか？

こういうプランを扱っているところの多くは「特定商取引法に基づく表記」で使えるなど言ってますが、実際は機能していません。
消費者庁のルールとして「確実に連絡が取れること」が条件とされています。

たしかに「特定商取引法に基づく表記」などは、ほとんどの人が見ておらず、見る人と言えば、同業他社ぐらいです。
しかし少なからず購入した消費者が、クレームやクーリングオフなどで郵便物を送っても受け取ってもらえないという環境は明らかに「確実に連絡が取れること」の条件に反しております。

つまり消費者が何らかの行動をすることで、初めて法に触れる問題が発生するという事です。
たかだか月数百円を節約するためにしては、明らかにリスクの方が大きいので、最低限で郵便物の転送サービスがついているプラン又は、つけられるものにするべきです。

具体的にどこの会社？

「転送なし」で運営しているところは無数にありますが、ここでは大手など有名どころのものを実例として上げます。

運営会社名 　　　　　　　　　　　　到着通知　　　　　　対応 　　　推奨度
METS｜ライトプラン 　　　　　　されない 破棄・返送　　　　　　　×
DMM｜ミニマムプラン 　　されない 破棄・返送　　　　　　　×
GMO｜転送なしプラン 　　メール連絡 プラン変更で転送　　　　△

上記はおすすめできないバーチャルオフィスのプランで、理由は郵便対応の問題で、かろうじてGMOオフィスサポートの転送なしプランは△とします。
尚、誤解のないように付け加えておきますが、あくまで、このプランがおすすめできないというだけで、同運営会社でも他のプランはむしろおすすめのプランがたくさんあります。

METSオフィス｜ライトプラン

★到着の通知はない：郵便物が届いたことすら、契約者には知らされません。

★保管されない：一時保管をしてくれないため、後から上位プランに変更して受け取る、といった後出しの対応ができません。

★届いた郵便物はどうなるか：運営側で受け取りができないため「受取拒否として差出人に返送される」か「利用規約に基づきそのまま処分（破棄）」されてしまいます。

公式サイトのFAQでも「届いた郵便物があってもお受け取りできません。（税務署等から届く書類も非対応となりますのでご注意ください。）」と強めに明記されています。

もし、税務署からの書類や、Googleの確認ハガキなど、「1年に1回でも郵便物が届く可能性がある」のであれば、絶対に申し込んではいけないプランと言えるでしょう。

私的には、そもそもこのプランの存在そのものが不要で、早く廃止した方がいいと思っております。

DMMバーチャルオフィス｜ミニマムプラン

★住所掲載制限：特商法表記や荷物の送り状への住所掲載はOKだが、HPや名刺などの住所掲載はNGです。

★届いた郵便物、荷物：ネットショップ等の返品物と個人事業主の税金関連書類のみに限定されており、それ以外の郵便物はすべて受取拒否（破棄・返送）となります。

このプランでの制限はビジネス上、使えないと判断してもいいでしょう。

ちなみにDMMバーチャルオフィスでも過去にMETSオフィスのライトプランのような条件の名前も「ライトプラン」と言うものがありましたが、現在では廃止されています。

GMOオフィスサポート｜転送なしプラン

GMOオフィスサポートの転送なしプランと言うのも転送してくれませんが、上記2つと比べれば、良心的な対応をしてくれます。
違いは「転送なしプラン」でも郵便が来た地点でプラン変更すれば、その郵便物は転送してくれるという事です。

その場合「月1転送プラン」以上のプランに変更しなければなりません。
もちろん料金体系も変わりますので、その後の郵便頻度によっては、他のバーチャルオフィスを選択した方がいい場合もでてきますので、初期段階からしっかりとシュミレーションしておくべきです。

郵便物の転送遅延・紛失などのリスク

■ 郵便物の転送遅延
■ 郵便物の紛失のリスク
■ 遅延・紛失を防ぐために

バーチャルオフィスで必須の機能である郵便転送はタイムラグが発生と配送方法による紛失のリスクもあります。

郵便物の転送遅延

🔷契約プランによるタイムラグ：最も多いタイムラグで、多くのバーチャルオフィスでは「週1回」や「月1回」など、郵便物をまとめて転送する頻度が決まっています。たとえば「週1回（金曜転送）」の契約で、月曜日にオフィスへ郵便物が到着した場合、発送されるまでに4日間のタイムラグが生じます。

🔷物理的な配送にかかる日数：バーチャルオフィスの拠点からご自身の指定住所へ転送（郵送）されるため、発送日からさらに1〜3日程度の配送日数が加算されます。

🔷仕分け時の人為的ミス：バーチャルオフィスには何百、何千という利用者の郵便物が日々届きます。スタッフの手作業で仕分けが行われている場合、同姓同名や似た社名の別利用者のボックスへ誤って投函されてしまうリスクがあります。

バーチャルオフィスを利用する際、「郵便物が手元に届くのが遅い」というのは、その仕組み上どうしても発生しやすいデメリットです。
仕分け時の人為的ミス以外にも、そもそも郵便転送の際にコストの関係から普通郵便やゆうメールを利用するところが多いため、常にタイムラグのリスクはあります。

対策としては「週1回」や「月1回」の定期配送プランでも何が届いたのかを知らせてくれるサービスがあり、そして「スポット転送」の対応をしてくれるところなら限りなくタイムラグを減らせます。
急ぎの場合のみ「スポット転送」を利用して、そうでな物は定期配送にすれば多くは解決できます。

郵便物の紛失のリスク

🔷仕分け時の人為的ミス
バーチャルオフィスには何百、何千という利用者の郵便物が日々届きます。スタッフの手作業で仕分けが行われている場合、同姓同名や似た社名の別利用者のボックスへ誤って投函されてしまうリスクがあります。

🔷転送中の配送トラブル
運営会社から利用者へ転送する際、「普通郵便」など追跡番号がない方法で発送されると、配送途中で紛失した場合にどこで消えたのか追跡できなくなります。

仕組上、バーチャルオフィスに届くまでと、届いてから指定先に届けるまでと一つ工程が増える分、仕分けと配送での紛失リスクも増えます。
郵便転送の際にコストの関係から普通郵便やゆうメールを利用するところが多いため、タイムラグ以外にも郵送事故による紛失のリスクはあります。

郵便局の仕分けのアルバイトをしたことのある人なら経験あると思われる、仕分けボックスの隙間から半年前の郵便が出てきたりなど、人のやる事には少なからずミスもあります。

遅延・紛失を防ぐために

遅延や紛失を完璧に防ぐのは無理ですがレターパックやネコポスで転送してくれるところなら、これらのリスクを軽減できると考えられます。
タイムラグの軽減のためにはスポット転送で短縮可能で、それ以前に通常の転送そのものを郵便転送をレターパックやネコポスで行っているところは、普通郵便より早く追跡もできますのでタイムラグや紛失リスクも軽減できます。

郵便物の転送はバーチャルオフィス運営側にとっても大きなコストになりますので、できる限り抑えたいため、多くは普通郵便を使うところが多い現状です。
利用者側から見てもレターパックやネコポスを使う運営会社の方が、基本料又は転送料金が高い傾向がありますが、それらをトータルで見た上での検討をしてみましょう。

住所のブラックリスト化

■ データベースで「要注意住所」のフラグ
■ 住所をWeb検索で他の負の情報が表示
■ 悪質業者・詐欺グループと同類とみられる

バーチャルオフィスの住所のブラックリスト化される事で、どの様なリスクがあるかを解説します。

データベースで「要注意住所」のフラグ

要注意住所のフラグとは、各調査機関のデーターベースで「要注意住所」と判断した住所で、バーチャルオフィスの住所はそのフラグが立っております。
具体的には銀行やクレジットカード会社、インターネットのプラットフォーム事業者、反社チェックツール、企業信用調査会社のデータベース、警察のデータベースなどです。

そのため取引先などは調査機関(警察や公的機関以外)で調べる事が可能で、もちろんバーチャルオフィスの住所だという事も簡単にわかります。
つまりバーチャルオフィスの住所を利用しているイコール何事も「要注意住所」である事を前提で審査される事になります。

ただ、これは「バーチャルオフィス＝違法・契約不可」というブラックリストではなく、「審査をより慎重に行う必要がある」というアラートの意味合いが強いのが実情です。
ちなみに「バーチャルオフィス住所リスト」として金融機関やプラットフォーム向けに販売・提供しているITベンダーも存在します。

住所をWeb検索で他の負の情報が表示

バーチャルオフィスの住所を利用する上で、住所をWeb検索された際に同じ住所を使っている他社のネガティブな情報がヒットしてしまうリスクは非常に深刻な懸念点です。
これはビジネスの機会損失に直結する可能性も出てくる話です。

特にバーチャルオフィスの住所を利用している事を隠している人にとっては致命的になるかもしれません。
これに関しての対策はただ一つ、バーチャルオフィスだという事を隠さない事です。

悪質業者・詐欺グループと同類とみられる

データベースやWeb検索で悪質業者、詐欺グループと同じ住所だと、それらと同じ又は仲間と思われるのは、ごく自然の事でもあります。
そのためデータベースで「要注意住所」のフラグは、法人銀行座開設や新規取引先が、企業調査する事で確実に警戒される要素になります。

ここで警戒されるだけなら想定内とも言えあますが、確実に不利になるのが、この地点で取引拒否もあり得るという事です。
悪質業者や詐欺グループでなくても積極的に取引したいと思わない場合は、これ以上の審査もせず無難にやめておくと言う判断もそれなりにあります。

銀行口座開設が困難になる原因

■ バーチャルオフィス＝拒否の銀行も
■ 事業の実態を把握するのが困難
■ 金融機関のブラックリストで判断
■ ーチャルオフィス運営会社も判断基準

現在、法人銀行口座の開設は普通に大変な時代で、ましてやバーチャルオフィスとなれば尚更です。
しかしバーチャルオフィスで銀行口座開設している例もたくさん有り、そのためには、困難と言われる理由を知る事が重要です。

バーチャルオフィス＝拒否の銀行も

まず金融機関には、基本的にブラックリスト以前に住所で「バーチャルオフィス」だと知られています。
そしてそれを承知の上で口座開設するか否かを審査します。

しかし金融機関の方針で、バーチャルオフィス＝拒否のところも存在しており、理由はそれだけですので、事業内容や実態はどうであれ一括りに拒否というケースです。
特に地域密着を掲げる信用金庫などは原則として口座開設不可となるケースも少なくありません。

事業の実態を把握するのが困難

バーチャルオフィスの住所そのものが原因ではなく「事業の実態がない（ペーパーカンパニーではないか）」と判断されて落ちるケースが大半です。
そもそも実態と言ってもバーチャルオフィスの住所に限らず、出来たばかりの会社は実態が見えないものです。

法人としてのコーポレートサイトを準備する事を推奨されますが、それも誰にでも用意できるものですので、それだけでは解決できませんが、最低限必要とされています。

金融機関のブラックリストで判断

バーチャルオフィスを利用して銀行口座の開設を申し込んだ際、「その住所が金融機関のブラックリストに登録されている」という理由で審査に落とされるケースは、実際に存在します。
これは事業の実態とか関係なく、一括りに審査否決になるケースです。

最も厄介なのは、審査に落ちた際、金融機関は「あなたの会社の住所がブラックリストに入っているからです」とは絶対に教えてくれないことです。
必ず「総合的な判断により、今回はご希望に添えません」といった定型文で通知されます。

バーチャルオフィス運営会社も判断基準

バーチャルオフィスの運営会社は、銀行の法人口座審査における重要な判断基準の一つになります。
バーチャルオフィスを利用していること自体が直ちに審査落ちの理由になるわけではありませんが、金融機関は「マネーロンダリング」や「特殊詐欺」への口座悪用を強く警戒しているため、どこの運営会社のオフィスを利用しているかを厳格にチェックします。

これはバーチャルオフィス運営側での入会審査があり、金融機関側でも過去の実績から、このバーチャルオフィスならどの程度の会員の質なのかも把握しております。

法人口座の開設実績が豊富か

公式サイト等で法人口座の開設実績を公表しているところは、各金融機関の要件を把握しており、手続きのアドバイスをもらえるなどスムーズな開設が期待できます。
それにより法人口座の開設の実績が増えて、多ければ多いほど金融機関にもそのデータが蓄積されているため審査基準にも影響します。

銀行の紹介・保証制度があるか

多くのバーチャルオフィスでは、特定のメガバンクやネット銀行の紹介制度を設けていることがあります。
提携があるということは、金融機関側がそのバーチャルオフィスの審査体制をある程度信頼している証拠にもなります。

更に一部では口座開設保証までしているところも、つまり銀行口座開設ができなかった場合に解約を認めて全額返金するなど、かなり踏み込んだところもあります。

運営会社の倒産や突然のサービス終了リスク

■ サービス終了は普通によくある事
■ 大手でも、大手だからと言うケースも
■ サービス終了リスクの回避策

バーチャルオフィスで法人登記をしたのに、運営会社が倒産やサービス提供を突然終了する事で法務局など役所関係の移転手続きなど色々手間がかかるというリスクは少なからずあります。

サービス終了は普通によくある事

バーチャルオフィスというビジネスモデルは、低い先行投資で誰でもと言っても過言ではないぐらい、事業立ち上げは難しくありません。
そのため、キチンとしたところから、いい加減なところまで無数に増えたと言うのが現状です。

結果的にレッドオーシャン市場となり、バーチャルオフィス事業をあっさり辞めてしまうところも無数にあります。
その場合、その住所を掲載しているものはすべて変更を余儀なくされます。

ひどいところはサービス終了する事も告知しないで飛んでしまうところもありますので注意が必要です。

大手でも、大手だからと言うケースも

サービス終了のリスクは、単純に大手だから大丈夫と言うものでもありません。

★特定拠点の閉鎖・再開発
運営会社自体は存続していても、入居しているビル自体の建替えやオーナー都合で特定の店舗（拠点）だけが閉鎖されることがあります。

★採算悪化による事業撤退
大企業であっても、事業ポートフォリオの見直しでバーチャルオフィス事業自体から撤退したり、他社へ事業譲渡したりすることがあります。

★サービスの統合・仕様変更
他社を買収・吸収合併した際に、旧プランのサービス終了や指定住所の統一（強制移転）が発生することがあります。

逆に拡大を急いでいる大手ほど、採算の合わない店舗は容赦なく撤退するのも経営戦略の1つでもあります。
ただ、弱小事業者と違って、突然飛んだりしないでサービス終了する際には事前に連絡はされると考えられます。

サービス終了リスクの回避策

サービス終了リスクは完全にゼロにする事はできませんが、そのリスクを最小限にする事は可能です。

★レンタルオフィスの運営者
つまりレンタルオフィスを元々運営しているところが、バーチャルオフィスもやっているというところが最もサービス終了リスクが低いと考えられます。
レンタルオフィスで既に顧客を抱えているところは、経営も安定しているところが多いため、安易に撤退はしないと考えてもいいでしょう。

★自己所有ビル
賃貸物件の場合は、ビルオーナーとの転貸借契約の期間や条件に依存しますが、運営会社が自社所有するビルで提供しているバーチャルオフィスは、オーナー都合による立ち退きや契約打ち切りが発生しにくく安定しています。

★運営実績の長さと会員数
数年以上の運営実績があり、利用会員数が多く採算が安定している拠点を選ぶことで、事業撤退の可能性を下げられます。
運営実績と顧客数がたくさんいる場合は、単なる撤退ではなく売却する方向になると考えられます。

失敗しないためのバーチャルオフィスの選び方

失敗しない選び方とは、あなたにとって各リスクが許容範囲か否かと言う点だけです。
それにより、格安バーチャルオフィスで十分なのか、格安帯を避けるべきなのかを判断すればいいでしょう・

転送なしのプランは選ばない

■ バーチャルオフィスの役割を果たせない
■ なぜこんなプランがあるのか？
■ どうしてもこれを選びたい人は

転送なしのプランが平気で存在しますが、これだけは選んではいけません。
その理由となぜその様なプランが存在するのか、そしてどうしても、このプランにしたい場合の手段を解説します。

バーチャルオフィスの役割を果たせない

「転送なしプラン」は転送しない！、つまり届いた郵便は、破棄、返送、受取拒否のいづれかで処理されます。
これの一番怖いのは、何が届いたか知らされないまま処理されると言う点です。

運営会社によっては、税務関連の書類のみ転送できるなど、謎の区分けがされていたりするものもあります。

よく特商法に記載するための住所として、全面に押し出して宣伝しているのを見ますが、これはその役割を果たせていません。
別途料金が発生してでも、最低限郵便転送をしてくれないと、役割を果たすことはできません。

なぜこんなプランがあるのか？

バーチャルオフィスとしての役割を果たせない「転送なしプラン」は大手など有名どころで提供しているケースもあります。
なぜこんなプランを出しているのか？それは間違いなく集客するための人参、つまりWebマーケティング戦略です。

例えば、中古車を探すときにカーセンサーで値段の安い順に並べ替えるように、どうしても人は安い物から見ていく傾向があります。
やはり「月270円」とか「月500円」での表示は目立ちますので、少なからず見てもらえますが、特に目立つようなことが無いところは、その存在自体を知ってもらう事も大変です。

そして最終的には本命の他のプランの申し込みを推しているのはほとんどです。

どうしてもこれを選びたい人は

やはり基本的にはおすすめしませんが、どうしてもこのプランを選びたい方はにはGMOオフィスサポートをおすすめします。

GMOオフィスサポートの転送なしプランと言うのも転送してくれませんが、他の「転送なしプラン」と比べれば、良心的な対応をしてくれます。
詳細は下記の様に公式サイトのQ＆Aに出ております。

Q、転送なしプランを利用していて、郵便物が届いてしまった場合はどうなるのですか？A、お客さまに郵便物が到着した旨をメールにてご連絡し、あわせて郵便物の写真をマイページに掲載いたします。郵便物の転送または来店受取をご希望の場合は、転送ありプランにプラン変更を行っていただく必要がございます。不要な郵便物の場合は破棄の指示を行っていただくことも可能です。※転送なしプランは来店受取を含め郵便物のお渡しに対応しておりません。引用元:GMOオフィスサポートQ＆A

要するに「転送なしプラン」でも郵便が来た地点でプラン変更すれば、その郵便物は転送してくれるという事です。
その場合「月1転送プラン」以上のプランに変更しなければなりません。

そのため、遅かれ早かれ「転送なしプラン」からアップグレードした場合を想定して検討する必要があリます。

運営会社をリサーチ

■ 運営会社の評判など口コミ
■ バーチャルオフィスの住所
■ 銀行口座開設の実績

バーチャルオフィスの運営会社のリサーチ方法は、いくつかあります。

運営会社の評判など口コミ

そのバーチャルオフィスの運営会社、オフィス名を検索して、それらの公式サイト以外での情報を調査しましょう。

まずは口コミ掲示板で、直接書き込めるタイプの方が信憑性が高いと言えます。
その理由は、アフィリエイト報酬目当で、それを得るための都合のいい情報が断然減るからです。

又、ブログでのレビュー記事などは、直接の体験談など、契約しているからこそわかる内容を読めますので参考になると思います。

バーチャルオフィスの住所

そのバーチャルオフィスの住所で検索する事で、その住所を利用しているネットショップや会社がわかります。
住所のあるページをnoindexにしているところは見れませんが、大半のところは出てきます。

又、その住所で犯罪や行政指導の履歴がある場合は、いわゆるデジタルタトゥーとして残ります。
しかしバーチャルオフィスの場合、審査をキチンとしているところでも、少なからず悪い情報が出てくる事は避けられないと思った方がいいでしょう。

銀行口座開設の実績

バーチャルオフィス運営会社で銀行口座開設の実績は、信頼性が高い可能性が高いと判断できます。
その理由は、銀行口座開設の実績の高いところは、バーチャルオフィス側での入会審査の段階から厳格に行こなっていますので必然的に、後に住所が汚れる事も少なくなります。

又、「審査が厳しいバーチャルオフィス」と言っても、犯罪歴など特殊な事がなければ、およそ通りますの、ビビりすぎる事はありません。

オプションや別途費用のチェック

■ 郵便転送料の料金
■ 必要なオプションがあるか
■ オプション付けた場合の料金

バーチャルオフィスの選び方は、自身の利用目的が達成できる機能があるか、そして他社と比較して費用が妥当であるかです。

郵便転送料の料金

バーチャルオフィスを料金面で見た場合、この郵便転送料がトータルコストを大きく左右します。
要するに、基本料金が非常に安くても郵便転送料が高いと言うパターンです。

そのためには、重さや転送回数でシュミレーションすれば、明確にわかります。
主要の格安バーチャルオフィスの「郵便転送の回数別トータル料金シュミレーション」で詳細を確認できます。

必要なオプションがあるか

バーチャルオフィスを利用するにあたり、現在はもちろん将来的に利用する可能性のある機能が、そこにあるかどうかもチェックしましょう。
その代表例は、電話転送や電話代行など電話機能全般です。

最初から必要な場合以外は、セットプランではなく、オプションで設置又は解除の可能なものの方が利便性は高いでしょう。

オプション付けた場合の料金

機能追加のためオプションを付けた場合、それがいくらになるかを事前に把握しておく必要があります。
なぜなら同じオプションでも、運営会社によって料金が結構違うからです。

電話転送、電話代行、03発着信、この3つをチェックしておきましょう。

利用目的に合えば何でもいいケース

■ 特商法に記載するためだけ
■ 郵便物の対応はしてくれる
■ 取引先への影響はない

利用目的によっては、住所がブラックリストに載っていても何の問題ない人もいるでしょう。
むしろ転送なしプランのように法的問題の発生する可能性がないのなら、選択肢として有りです。

特商法に記載するためだけ

利用目的が特商法に記載するためだけなら場合によっては、ブラックリストに載っている住所でも問題ないケースもあります。
但し、その住所に法人登記をして法人銀行口座を作成したい場合を除きます。

そのそも特商法のページを見ている人は同業他社がほとんどで、一般の消費者は見ない人が大半です。
ましてやその住所を検索してバーチャルオフィスなのか、ブラックリストに載っているのかなどをチェックするのは、消費者では考えられません。

そこを見る時はクレームなど、何らかの形で連絡取る必要が出た場合だけで、その際に確実に連絡が取れる状態であれば問題ありません。

要するに普通にビジネスをやっている分には、どんな住所でも思ったよりも影響はないという事です。
自宅の住所を出したくない！と言う目的だけなら、特に問題も起きませんので割り切って、住所は何でもいい！と言うのも有りです。

郵便物の対応はしてくれる

ブラックリストに載っている住所でも問題ないケースでも最低限、郵便物の対応をしてくれるところでなければなりません。
特商法にの記載する住所など、消費者庁のルールとして「確実に連絡が取れること」が条件とされています。

要するに、クレームなどで消費者が販売者に連絡が取れる状態でなければならないという事です。
これは単純に郵便転送をしてくれるものであれば問題ありません。

取引先への影響はない

特商法、つまりインターネットで何かを販売するという事は、自社商品以外は仕入れ先となる取引先の影響も考える必要があります。
ブラックリストに載っている住所の場合、取引開始する際の審査に影響する可能性があります。

しかし登記住所がその住所でなく、自宅などであれば全く影響を受けません。
バーチャルオフィスを賢く活用すれば、格安帯で十分とも言える方法はたくさんあります。

ビジネスを加速させるバーチャルオフィスの賢い活用方法

バーチャルオフィスは物理的な作業スペースがありませんが、架空のものではありません。
そのため、このサービスを上手く利用している、年商数十億規模の会社が利用しているところもたくさんあります。

法人登記と実務の場所を使い分ける

■ 実務は自宅で登記はバーチャルオフィス
■ 実務も登記も自宅でWebはバーチャルオフィス
■ テストマーケでバーチャルオフィスを利用

バーチャルオフィスをどの様に使い分けと有効的な活用方法の例を解説します。

実務は自宅で登記はバーチャルオフィス

これは自宅住所を公開したくない場合に有効な方法ですが、銀行口座作成や融資の際に不利になります。

銀行口座作成までは何とかなるケースがありますが、信用金庫の場合、融資はもちろん口座作成すら大きな壁となります。
とにかく銀行融資が不要な方には有効な方法と言えるでしょう。

実務も登記も自宅でWebはバーチャルオフィス

次に物理的な作業スペースと登記を自宅で行い、Webやパンフレットの住所をバーチャルオフィスにするパターンです。
この場合、銀行口座開設や融資、信用金庫との取引もバーチャルオフィスの様な壁はなくなります。

ただ登記が自宅のため、銀行口座作成の際は、Webサイトの住所も自宅にしないと逆に不信感を与える事になりますので、工夫が必要です。

テストマーケでバーチャルオフィスを利用

バーチャルオフィスの住所は、テストマーケティングにも活用する事もできます。
例えば県外に実店舗を出す際にも出した後に集客するのではなく、出す前にバーチャルオフィスの住所で集客するというテストマーケティングも可能になります。

つまり実店舗を出してからよりも、出す前に集客可能地域かを調査するような事ができるという事です。
主にSEOでのWeb集客のテストにはかなり手軽に使えます。

オプションを必要に応じてON、OFFする

■ オプションが豊富でいつでも加入可
■ 終始必要な機能が決まっている方は
■ 外部ツールで代用可能なものを利用

バーチャルオフィスの機能として様々なサービスがありますが、現在の状況、及び近い将来も見据えておくと間違いはありません。

オプションが豊富でいつでも加入可

バーチャルオフィスは出来ればオプションが、たくさんあるところの方が何かと利便性がよくなります。

これによりそのオプションさえあれば、いざ必要な時に追加、又は外しをできる環境が最適と言えます。
申し込み当初は不要だったもの、例えば電話転送、電話代行など後々使う可能性のあるものは、オプションで提供しているどうかを確認しておきましょう。

それにより、使いたいオプションが無いがためにバーチャルオフィスを変更、つまり住所も変更しなければならなくなります。
それらの手間や費用をかけないためにも、どういうオプションがあるかを把握するは重要な事です。

終始必要な機能が決まっている方は

これはバーチャルオフィス利用開始から必要な機能が限定的で将来的にも、機能を追加することなく同じ状態の人の事を示します。
この場合はセットプランの方が安くつくケースがあります。

例えば電話転送が必要な方は、それがプランでセットになっているものなどです。
途中でその機能が不要になる可能性がある場合は、ダウングレードが可能かどうかと、その料金など根本的に見直す必要もでてきます。

外部ツールで代用可能なものを利用

バーチャルオフィスで提供しているサービスで、外部ツールで代用可能なものを利用する事でコストを落とす事もできます。
例えば、03発着信や050発着信サービスです。

クラウドサービスの03や06発着信は、その地域に事業所があるか住居があるなど実態が必要になりますので、それに該当しない場合は利用できません。
その場合は、バーチャルオフィスで提供しているサービスを利用するしか方法がありません。

050発着信サービスは、スマホアプリで色々なところで提供しており、料金も無料のものから月数百円程度です。
これはバーチャルオフィスで提供している050発着信よりも明らかに安価です。

但し、電話代行などと併用する場合はバーチャルオフィスで提供しているサービスを利用するしかないでしょう。

地方を拠点として都心の住所を活かす戦略

■ 都心の住所が優位性がある業種
■ その地方拠点近くに会議室があるか
■ 都心の住所である必要性を検討

バーチャルオフィスと言えば、住所を公開したくないと言う目的だけではなく、田舎でビジネスをして住所を都会のバーチャルオフィスを活かす戦略について解説します。

都心の住所が優位性がある業種

バーチャルオフィスは地方を物理的スペースとして使い、見た目は都心の住所を公開できます。
これで自宅住所を公開しなくてもいいと言うのと、田舎に居ながら都会の住所というハッタリも効かせられます。

業種によっては、住所が都心と言うだけで有利に作用する事も少なくありません。

その地方拠点近くに会議室があるか

地方を拠点とする場合、バーチャルオフィスは都市部でも機能しますが会議室が、その地方にあるかチェックしましょう。
バーチャルオフィスはどうしても都市部中心で、会議室も都市部なら充実してますが地方はかなり限定的になります。

これは大手を含めてもその傾向にありますので、その場合は別途、貸会議室を用意できる様にしておきたいところです。
ただ、貸会議室は2名、3名など少人数用がみつかりにくいので、料金は高めですがリージャスを検討した方がいい場合もあります。

リージャスの場合は、世界最大手だけあって地方都市クラスには大体あります。
バーチャルオフィスとしては高めですが、利便性を考えれば選択肢として考えてもいいと思います。

都心の住所である必要性を検討

地方の住居を拠点にしてバーチャルオフィスで都心の住所を利用するのはよくある話ですが、そもそも都心である必要があるのかを見直した方がいいケースもあります。
特にその地方のユーザーがメインの顧客の場合は、住所も都心ではなくその地方都市にした方が何かと有利に働く事があります。

例えば、青森県〇〇郡の自宅を物理スペースとして利用し、住所を東京ではなく、青森県青森市にするなどです。
青森県民が何かを依頼する際に、東京である必要が無い限り、青森県内で済ます事を優先するからで、こういうケースでは東京の住所が有利にならない事もあります。

まとめ：リスクを回避し、目的に合ったオフィスを選択