2000年代に入ってから登場し始めたバーチャルオフィスですが、インターネットが日常的に使わてる様になった現在では多くの目的で利用されるようになりました。
レンタルオフィスと違い安価で利用できるためフリーランスの拠点の住所としても利用されています。
数々のメリットがありますが、同時にデメリットもありますので、利用を検討している方はある程度の基礎知識を身に付けた方がいいでしょう。
この記事の内容
✔ バーチャルオフィスの基礎知識
✔ バーチャルオフィスの選び方
✔ 銀行融資が必須の場合の対策
この記事ではバーチャルオフィスの各機能とそのサービスを利用する意味など基本的な知識や選び方、銀行融資のための対策などを詳しく解説します。
最後まで読む事で、バーチャルオフィスをアイテムとしてどの様に利用するのがベストか判断できるようになります。
バーチャルオフィスの基礎知識
✅ サービスの役割と料金の目安
✅ 口座開設のサポートと開設難易度
バーチャルオフィスは比較的安価な料金で契約で来るとても便利なサービスですが、契約前にある程度の基礎知識を身に付ける事でより有効に利用できるアイテムとなります。
バーチャルオフィスを理解する
- ■ 便宜上利用価値がある住所
■ 物理的スペース確保が必須
■ メリット、デメリット
バーチャルオフィスとは、物理的なスペースを借りることなく、事業に必要な「住所」や「電話番号」などの基本的な機能だけをレンタルできるサービスです。
上記3項目はバーチャルオフィスを利用するにあたって最低限把握しておく必要があります。
便宜上利用価値がある住所
バーチャルオフィスの本質は住所を借りて、表向きその住所を自身の会社など事業所の住所として登記したり、Webサイトに掲載して利用します。
昔、バーチャルオフィスが無い時代には、住所だけのためであってもレンタルオフィスや知人の会社事務所、場合によってはマンションや雑居ビルを借りたりしたものです。
なかには悪質な商売のために利用している人もいますが、本体の目的はセキュリティ対策や住所での信頼度アップ、その他会議室利用や電話代行など電話関連のサービス、その他etcととても便利なアイテムです。
セキュリティ対策
副業、本業ともにインターネット関連なら参入はしやすくなっている現在ですが、うまく行くかどうか未知数の世界のため、事務所を借りて行うにはコストが大きいので、まずは自宅の住所を使うのが合理的です。
しかし自宅住所を公開する事になりますので、想定以上にリスクがあるという事を把握しておく必要があります。
数々のリスクはありますが、特に「ストーカー」と「トクリュウ」対策が必要と考えられ、これらは常人では考えられない別の価値観で脳を支配されていますので最も危険な存在です。
これらもバーチャルオフィスの住所を利用するだけで簡単に解決できます。
住所での信頼度
人間は単純な生き物で、大半は表向きではキレイ事を並べても無意識に名称やブランドで区別も差別もしています。
例えば【田舎の「〇〇郡○○町」のWeb集客専門会社と、東京都「渋谷区○○」のWeb集客専門会社】どっちが実力ありそうですか？又どっちが安そうですか？
多くは「渋谷区○○」の方が実力ありそう！「〇〇郡○○町」は料金が安そう！と勝手に思うのではないでしょうか？これがブランドと言う力です。
よって名称やブランドでハッタリを利かせる事は重要な事であり、卑怯でも恥ずかしい事でもないビジネス戦略の1つです。
物理的スペース確保が必須
バーチャルオフィスはWebサイト記載や登記住所など、対外的に示す住所を借りる訳ですので、基本的にその場所に仕事をするスペースがありません。
よってネットビジネスであっても常識的に考えて、ワークスペースを確保する必要があります。
自宅事務所
一般的に現実的なのは自宅のどこかを事務所スペースにする方法で、机さえ置く事ができれば、そこで業務を行う事が可能なためがコスト的にも最も有力な選択です。
バーチャルオフィスを利用していれば、その自宅を他人に知られる事もないのでネット関連のビジネスならむしろ快適にできるかも知れません。
もし家庭の環境で、自宅事務所としては使えない場合は、もはやバーチャルオフィスではなくレンタルオフィスを検討した方がいいかも知れません。
カフェやファミレス
物理的スペースですので、カフェやファミレスをワークスペースとして利用している人もいます。
しかしコーヒー1杯で何時間ぐらいまで？1日何件ハシゴするの？など、私的には現実的なイメージできません。
特にカフェだけをワークスペースにしている人を否定している訳ではありませんが、やはり自宅事務所と併用するのが現実的だと考えます。
又、コワーキングスペースを検討して見てもいいと思います。
コスト的にも雰囲気などもワークスペースらしく仕事にも集中できます。
コワーキングスペース
物理的スペースとしてコワーキングスペースを利用している人も実在します。
コワーキングスペースは毎日ガッツリ通うなら前項で述べた「カフェやファミレス」よりも現実的です。
ただ、毎日のように利用する方は「使い放題プラン」にした方が何かと利便性が良くなります。
又、運営会社によって椅子の良さ、Wi-Fiの速さ、フリードリンクなど条件も異なりますので、一度ビジターで利用して見るか、可能なところは見学させてもらうといいでしょう。
バーチャルオフィスのメリット、デメリット
バーチャルオフィスを検討している方はメリット、デメリットは必ず把握しましょう。
メリットよりもむしろデメリットを十分に把握した方がいいと思います。
バーチャルオフィスのメリット
★初期費用・固定費を極限まで抑えられる
一般的な賃貸オフィスを借りると、敷金・礼金や内装費で数十万〜数百万円かかりますが、バーチャルオフィスなら月額数百円〜数千円の固定費だけで一等地の住所を持てます。
★自宅のプライバシーと安全を守れる
Webサイトや名刺、登記簿に自宅の住所を載せる必要がなくなるため、ストーカー被害や予期せぬ来客などのトラブルを防げます。
★一等地の住所でビジネスの信頼性を高められる
「東京都港区」「大阪市北区」といったビジネス一等地の住所を名刺やホームページに記載できるため、取引先や顧客への見栄えが良くなります。
★郵便物の転送や電話代行などの充実したサービス
届いた郵便物を自宅に転送してくれたり、代わりに電話応対してくれたりするオプションが用意されていることが多いです。
バーチャルオフィスのデメリット
🔷一部の業種では「許認可」が下りない
実体のあるオフィス（個室や一定の広さ）が必要な業種は、バーチャルオフィスでは開業届や許認可が通りません。
NGな業種の例： 弁護士・税理士などの士業、建設業、不動産業（宅建業）、派遣業、中古品売買（古物商）など。
🔷法人口座の開設ハードルが少し上がる
過去にバーチャルオフィスが悪用された経緯から、銀行の審査が厳しくなる傾向があります。
ただし最近は、大手のバーチャルオフィスであれば提携銀行を紹介してくれるなど、開設のハードルは下がってきています。
🔷他社と住所が完全に重複する
検索エンジンでその住所を調べると、同じ住所を利用している他の企業が大量にヒットします。
過去にその住所でトラブルを起こした会社があると、巻き添えで風評被害を受けるリスクがゼロではありません。
🔷来客への直接対応ができないところもある
急な来客があっても、そこに自分のデスクやスタッフはいないため対応できません。
※運営会社によっては対応しているとこもあります。
🔷物理的なワークスペースがない
これはデメリットと言うべき事ではないかもしれませんが、バーチャルオフィスとはそういうものです。
サービスの役割と料金の目安
- ■ 住所利用
■ 法人登記
■ 郵便転送
■ 郵便到着連絡方法
■ 貸出し番号発着信
■ 転送電話
■ 電話秘書代行
■ 会議室
バーチャルオフィスで提供されている上記サービスの役割とそれを導入する際の料金の目安も解説します。
住所利用
チェックポイント
・希望の住所があるか
・郵便対応の有無
住所利用とはバーチャルオフィスの住所をあなたの住所として名刺やWebサイトに利用できるサービスです。
料金の目安は550円～10,000円/月と幅があり、これを基本料金としているケースがほとんどです。
希望の住所があるか
希望の住所があるかどうかのチェックをしましょう。
バーチャルオフィス会社によって住所が1カ所だけのところから数十カ所もところまであります。
郵便対応の有無
借りた住所に届いた、あなた宛ての郵便物などの荷物に対してどの様な対応をしてくれるかをチェックしましょう。
郵便対応を全くしてくれないプランもあり、そのようなプランは大手バーチャルオフィス会社にも普通にありますので絶対に契約しない事を強く推奨します。
おすすめできない理由はこの記事の中盤ぐらいで出てきますので、ここでは割愛します。
とにかく有料になってでも郵便物対応(郵便転送、専用ポストなど)してくれるプランにするべきです。
法人登記
チェックポイント
・可能かどうか
・別料金の許容範囲
バーチャルオフィスで言う法人登記とは、法人登記を無料でやってくれると言う意味ではなく、その住所に法人登記をしてもいいですよ！と言う意味です。
料金の目安は基本料金だけで追加料金なし～1,500円/月程度です。
可能かどうか
まずは法人登記可能かどうかの確認が必要です。
と言うのも、とにかく申込さえすれば法人登記が無条件でOKになるところもあれば、オプション必須の場合やプランで法人登記の可否を区別しているものもあります。
実際に法人登記する場合としない場合の料金の差をチェックしましょう。
別料金の許容範囲
法人登記するつもりがない方には関係ない事ですが、法人登記する方又は近い将来法人登記する予定のある方はあらためて検討して見た方がいいでしょう。
そもそも法人登記ごときで毎月追加料金取られるのが許容範囲の料金かどうかです。
と言うのも、他に追加料金なしで法人登記できるバーチャルオフィスがたくさんあるからです。
郵便転送
チェックポイント
・郵便転送のサイクル
・郵便転送料金
バーチャルオフィスの住所に届いた郵便物を自宅などの指定住所に送ってもらうサービスです。
例えば月1回転送や隔週転送、週1回転送などで郵便転送というサービスに料金がかかると言うよりは郵送料金で別途が発生します。
目安は1回あたり「郵便転送手数料+送料」で0円～1,000円程と結構幅があり、何気にここでの料金がトータルコストで差が出ます。
郵便転送のサイクル
料金は最初から基本料金で区分けされているものが多く、月1回転送プランや週1回転送プランなどや、なかには毎回オプションを使わないと転送してくれないところもあります。
例えば月1回転送プランは月1回しか転送してくれなくて、もしそれ以外に必要な郵便が届いてしまった場合はオプションで別料金がかかり、それが大きかったりします。
最初はなかなか予想がつきづらいかも知れませんが、自分の郵便頻度に合わせたプランを選べればベストです。
郵便転送料金
郵便物転送と言われる、月1回転送や隔週転送、週1回転送などありますが、これはそのサイクルで郵便転送すると言う意味で、別途既定の送料がかかるのがほとんどです。
よくあるのが、基本料金が目に留まるほど安くても送料が高いがためにトータルコストで割高になったりなどよく聞きます。
これらを隠れコストと呼ぶ人もいますが、ここをメインのマネーポイントとして運営している会社も存在します。
面倒かも知れませんが、この部分をシュミレーションしてみる事をおすすめします。
郵便到着連絡方法
チェックポイント
・到着連絡の有無
・破棄依頼の有無
・開封スキャン通知
バーチャルオフィスの住所に郵便物が届いた事をお知らせするサービスで、急ぎの郵便や不要な郵便などの判断ができます。
料金は標準のところが多いですが、オプション料金で1,000～2,000円/月かかるところもあります。
更に郵便物を開封して写真などで送ってくれるオプションを用意しているところが有ります。
到着連絡の有無
まずは郵便物が届いたら通知してくれるのか否かの確認をしましょう。
なぜなら郵便物が届いたら、届いたことを通知してくれるのが標準のところもあれば、プランによって通知が全くされず、決められた日に自動で転送するところもあるからです。
到着連絡なしもあれば、メールで通知、LINEで通知、会員サイトで通知など様々です。
破棄依頼の有無
届いた郵便物でDMを含む不要な郵便を転送してもらわずに破棄の依頼をできるサービスで、いわゆるゴミ同然のものをわざわざ送料を使って転送してもらう必要がなくなります。
会社経営の経験のある方はわかると思いますが、代表者あてにDMはしょっちゅう届きますので、思ったより便利です。
このサービスも標準装備のところと、オプション申し込みが必要なところがあります。
開封スキャン通知
その名の通り、届いた郵便を開封して写真で通知してくれます。
中を開封しないと必要なものかどうかわからない様なものの時は便利です。
さらに、中を見る事で用済みとなり、その郵便を破棄してもいいと言う場合も破棄依頼できますので、色々郵便が来る方にはかなり有効なサービスになります。
但しこのサービスは、ほぼオプションで別料金がかかります。又このサービスそのものがないところもたくさんあります。
貸出し番号発着信
チェックポイント
・地域制限の有無
・通話料金
バーチャルオフィス側で「03」「045」「06」など大都市で使われている番号を借りて、その番号で発着信できるサービスです。
料金はオプションで1,100～3,300円/月ほどで、基本料金にコミコミの料金体系を採用しているところもあります。
地域制限の有無
総務省のルールの厳格化により、固定電話番号（0AB-J番号）を取得するには「その地域に物理的な活動拠点があること」が求められます。
バーチャルオフィス側がこれにどう対応しているか（専用アプリの導入や、実質的なスペース契約が必要かなど）を確認する必要があります。
通話料金
通話料金は一般的に利用している電話と違い料金体系はバラバラですが「1分あたり約15円〜20円」ほどです。
ボッタクリのようなところはないと思いますが、料金は高いので単価は確認しておいた方がいいでしょう。
転送電話
チェックポイント
・転送時の通話料
・着信時の表示番号
バーチャルオフィスの「転送電話（着信した電話を自動的に自分の携帯や固定電話へ転送するサービス）」は、手軽にオフィスの番号を持てる便利な機能ですが、仕組みを正しく理解していないと「思ったより費用がかかる」「使い勝手が悪い」といったトラブルになりやすいポイントです。
料金はオプションで1,100～3,300円/月ほどで、基本料金にコミコミの料金体系を採用しているところもあります。
転送時の通話料
携帯への転送は「1分あたり約15円〜20円」ほどかかるケースが多いです。
転送なので着信の電話にも通話料金がかかり、結構料金的にもかさむと思いますので、あらかじめ知っておくほうがいいでしょう。
着信時の表示番号
転送先である自身の携帯電話へ着信が来た際は「相手の番号」と「オフィスの番号」どちらが表示されるか、それとも非通知なのかの確認をしましょう。
これにより利便性も変わります。
電話秘書代行
チェックポイント
・コール数制限と超過料金
・受電の品質
バーチャルオフィスの「電話秘書代行（オペレーターが代わりに電話に出て、内容をチャットやメールで報告してくれるサービス）」は、打ち合わせ中や運転中、現場作業中など、手が離せない時間帯の機会損失を防ぐ非常に強力なサービスです。
料金はオプションで3,000～6,000円/月が相場です。
コール数制限と超過料金
月20件、月30件、月50件など、プランによって枠が決まっているのが一般的です。
自分のビジネスに月に何本の電話がかかってくるか（間違い電話や営業電話も含めて）の予測が必要です。
基本件数を超えた場合、1件超過ごとに200円〜300円」といった追加料金します。
受電の品質
バーチャルオフィスのプロのオペレーターが受電しており、一般的には十分な品質だと言われています。
多少、運営会社によって差はあるかも知れませんが、こればかりは利用して見てから判断して下さい。
もしこれ以上の品種を求めるのであれば、電話秘書代行の専門の業者に依頼するしかありません。
会議室
チェックポイント
・お客様の呼びやすさ
・予約の利便性
バーチャルオフィスの「会議室（レンタルスペース）利用」は、顧客との商談、面接、重要な打ち合わせ、あるいはスタッフとのミーティングなどで非常に重宝する機能です。
料金は550～3,300円/月程度で、ひとつのバーチャルオフィスを契約すれば全拠点の会議室が使えるところがほとんどです。
お客様の呼びやすさ
会議室を利用する、すなわちお客様を呼ぶ訳ですので、駅から近い、エレベーター付き、内装キレイなど快適さも重要になります。
お茶やコーヒーなどのフリードリンクがあるか、あるいは持ち込みが可能かなど、意外と大事なポイントになりますので、初めての場所の場合は下見するのもいいでしょう。
予約の利便性
Webやスマホアプリの会員ページから、24時間リアルタイムで空き状況の確認や予約・キャンセルができるかなど運営会社によって仕組みが若干異なります。
ひとつのバーチャルオフィスを契約すれば全拠点の会議室が使えるところにしましょう。
口座開設のサポートと開設難易度
- ■ バーチャルオフィスがマイナスになりにくい
■ 審査通過に必要なサポートをしてもらえる
■ バーチャルオフィス経由での注意点
バーチャルオフィス運営会社で口座開設のサポートなどを全面的にアピールしているところもありますが、自身で直接申し込むのと何が違うのかを解説します。
バーチャルオフィスがマイナスになりにくい
自分で直接申し込んだ場合、銀行側は登録された住所を見て「このバーチャルオフィスは犯罪に使われるような怪しい施設ではないか？」というところから調査を始めます。
ここで審査が長引いたり、最悪の場合は機械的に弾かれたりすることがあります。
一方、提携ルートであれば、銀行側は既にバーチャルオフィスとしての審査難易度や長年の紹介で顧客品質もある程度把握してしています。
要するにA社のバーチャルオフィスからの紹介は良い顧客が多い！、B社のバーチャルオフィスはからの紹介は後々問題を起こす顧客が多い！など傾向が違う事もよくあるそうです。
そのため銀行口座開設の実績のあるバーチャルオフィス会社と契約した方が有利になります。
最低限で、新会社でもバーチャルオフィスを理由とした門前払いを受けにくくなるのは間違いないでしょう。
審査通過に必要なサポートをしてもらえる
口座開設のサポートとは、何をサポートしてくれるのか？と思った事ありませんか？
これは審査通過に必要なポイントを事前に教えてくれるのと、口座開設を申し込む前にチェック、アドバイスしてくれます。
バーチャルオフィス側も「その銀行がどのような書類を求めているか」「どこをチェックされるか」という傾向を把握しています。
例えるなら自力ではWeb広告の審査が、毎回否決されている人が、傾向を把握している専門家に依頼すれば通りやすいようなイメージです。
バーチャルオフィス経由での注意点
最も重要な点ですが、バーチャルオフィスを経由したからといって「無審査で通る」「必ず開設できる」というわけではありません。
銀行側がバーチャルオフィス住所の安全性を理解してくれても「事業の実態が本当にあるのか」の審査は通常通り厳格に行われるため、ダメなところはダメと言う結果になる事もあります。
又、バーチャルオフィスでの銀行口座開設実績は、あくまでサポートはしても、それにキチンと従った場合の前提だという事を把握しておきましょう。